Como Elaborar uma Demonstração Contábil

As demonstrações contábeis são o registro formal da atividade financeira de uma empresa. Os principais componentes são o balanço patrimonial (BP), a demonstração de resultado do exercício (DRE) e a demonstração dos fluxos de caixa (DFC). O balanço patrimonial mostra os ativos, os passivos e o patrimônio líquido de um certo momento. A demonstração de resultado do exercício, por sua vez, contém as receitas, as despesas, o lucro ou o prejuízo de um determinado período, como um mês, um trimestre ou um ano. A demonstração dos fluxos de caixa mostra o saldo no início do período, as entradas (recebimentos) e saídas (pagamentos) e o saldo final. As sociedades anônimas devem seguir os mandamentos da lei nº 6.404/76 e outras leis aplicáveis. Contrate um contador inscrito no CFC (Conselho Federal de Contabilidade) para assinar as demonstrações e garantir que elas seguem todas as leis e normas.

[editar]Passos

[editar]Fazendo um balanço patrimonial

1. Conheça a estrutura básica de um balanço patrimonial. O nome desse relatório financeiro dá uma boa noção do que se trata: um balanço entre os ativos e passivos. O principal conceito decorre na equação fundamental do patrimônio: ${\displaystyle {\text{Ativos}}={\text{Passivos}}+{\text{Interesse Residual ou Patrimônio Líquido}}}$. Reordenando os termos, você percebe que o patrimônio líquido é igual ao total de ativos menos o total de passivos. O balanço patrimonial baseia-se nessa relação matemática. Você enumera todos os ativos e passivos, faz as somas e depois subtrai o total de ativos pelo total de passivos para chegar ao patrimônio líquido.^[1]
   
   • É possível escrever um balanço patrimonial com um programa de contabilidade, uma planilha comum ou um papel dividido em duas partes.^[2]
2. Defina os ativos. Os ativos são todas as coisas que você possui, inclusive o dinheiro disponível em caixa. Os ativos se dividem em circulantes e não circulantes.^[3]
   
   • Os ativos circulantes são os bens e direitos que podem ser liquidados rapidamente (em um ano), incluindo o dinheiro. Adicione as contas a receber (pessoas que devem para a sua empresa), os bens de consumo, o dinheiro disponível em caixa, os adiantamentos, as despesas antecipadas (por exemplo, seguro e aluguel) etc.
   • Os ativos não circulantes se classificam como intangíveis (por exemplo, patentes), realizáveis a longo prazo (por exemplo, depósitos judiciais), investimentos (por exemplo, investimentos em empresas controladas) e imobilizados (por exemplo, máquinas e edifícios). Eles costumam ficar mais tempo sob controle da empresa.
   • Existem regras específicas para os ativos intangíveis. Por exemplo, um programa que só pode ser usado em conjunto com um certo equipamento é considerado um ativo imobilizado, enquanto um programa que pode ser instalado em outros equipamentos é contabilizado como um ativo intangível.^[4]
   • Você tem que dar o valor exato em reais de cada um dos itens ou uma estimativa baseada na legislação, nas normas contábeis e nas convenções do ramo.
3. Escreva todas as informações necessárias. Para fazer um balanço patrimonial, é preciso dividir as contas do ativo, detalhar o valor em reais de cada um dos itens e somar o total.^[5]
   
4. Calcule os passivos. Os passivos são as dívidas da empresa, como as contas a pagar, os tributos devidos e os empréstimos. Existem os passivos circulantes e não circulantes.^[6]
   
   • Os passivos circulantes incluem itens como as dívidas com os bancos e cartões de crédito, as duplicatas a pagar, os salários dos funcionários, os tributos e as compras financiadas.^[7]
   • Os passivos não circulantes são os empréstimos de longo prazo, a receita antecipada de aluguéis, as debêntures conversíveis em ações etc.^[8]
5. Faça um registro dos passivos. Da mesma maneira que você fez com os ativos, é preciso descrever cada conta (por exemplo, financiamentos de longo prazo, duplicatas a pagar etc.) do passivo. Divida-as corretamente em circulantes e não circulantes, marque o valor dos itens em reais e faça a soma do total.^[9]
   
6. Subtraia os passivos dos ativos. Para descobrir o valor do patrimônio líquido, é necessário tirar o que você deve do que possui. Um número positivo indica que a empresa financia as operações com os próprios recursos (ou dos investidores), enquanto um valor negativo mostra que ela se sustenta por meio de dívidas.
   
   • Escreva em uma linha o valor total do ativo e, ao lado, do passivo. Mostre qual é o patrimônio líquido com a subtração do primeiro pelo segundo.
7. Detalhe o patrimônio líquido. Faça uma seção para mostrar quais são os componentes do patrimônio líquido. Ele tem contas como capital social, ações em tesouraria, reservas de lucros, lucros acumulados etc.
   
   • Depois de enumerar as contas, some-as para chegar ao valor total do patrimônio líquido.^[10]
   • Compare a diferença atual entre o total dos ativos e passivos com os registros anteriores. Se os números não baterem, é porque alguém cometeu um erro, seja na transcrição das contas seja no balanço patrimonial.
   • O balanço patrimonial é organizado da seguinte maneira: os ativos ficam à esquerda e os passivos e o patrimônio líquido à direita. Assim você divide as contas que são acrescentadas a débito (ativo) e a crédito (passivo e patrimônio líquido).^[11]

[editar]Fazendo uma demonstração de resultado do exercício

1. Comece com a receita bruta de vendas. A conta pode aparecer na demonstração de resultado do exercício como “receita bruta de vendas” ou “vendas brutas” e representa o valor total de vendas do período. Para calcular a receita líquida, é preciso subtrair as devoluções e os descontos incondicionais.^[12]
   
   • Enquanto o balanço patrimonial é uma fotografia de uma determinada data, a demonstração do resultado do exercício trata de toda a atividade financeira de um período, que pode ser um mês, um trimestre ou um ano.
   • A demonstração de resultado do exercício inclui várias deduções de despesas para chegar ao lucro ou prejuízo líquido.^[13]
2. Calcule o lucro bruto. O lucro bruto consiste na receita líquida deduzida do custo das mercadorias ou serviços. O custo das mercadorias vendidas é a soma dos gastos com materiais e pessoal usados diretamente na produção dos itens. Depois de calculá-lo, basta subtrai-lo da receita líquida.^[14][15]
   
3. Enumere as despesas operacionais da empresa. Existem despesas operacionais e outras despesas (anteriormente chamadas de não operacionais). As despesas operacionais se relacionam diretamente com as atividades principais e acessórias da empresa, como os gastos com vendas, publicidade, manutenção e salários. Também são despesas operacionais os aluguéis e a remuneração dos gestores.^[16]
   
   Lembre-se de que os materiais e a força de trabalho envolvidos na produção fazem parte do custo das mercadorias vendidas e não precisam ser contabilizados novamente.
   • Divida as despesas operacionais em quatro categorias: com vendas, gerais ou administrativas, financeiras e outras. Depois de identificar cada item, calcule o total.
   • Subtraia as despesas operacionais do lucro bruto para chegar ao resultado operacional.^[17]
4. Escreva as outras despesas. Os gastos eventuais não se enquadram nas despesas operacionais, como perdas estimadas na realização dos investimentos ou baixas na alienação dos ativos imobilizados.^[18]
   
5. Formate a demonstração do resultado do exercício. As vendas brutas devem ficar no topo e as demais contas abaixo e em ordem.
   
   • Coloque a receita bruta de vendas em uma linha e abaixo dela as deduções. O resultado é a receita líquida, que deve ficar na terceira linha, e acima do lucro bruto.
   • Escreva as despesas operacionais abaixo do lucro bruto. Em alguns casos, todos os tipos de despesas operacionais são resumidos em uma só conta. Depois, marque o resultado operacional.^[19]
   • Anote o valor do imposto de renda e da contribuição social sobre o lucro líquido.
   • Por fim, calcule o resultado do exercício: prejuízo ou lucro líquido. ^[20]

[editar]Fazendo uma demonstração dos fluxos de caixa

1. Comece com a receita bruta. O fluxo de caixa é muito importante porque mostra a quantidade de dinheiro disponível para a empresa. Ela se diferencia dos outros relatórios financeiros porque trabalha com o regime de caixa, que considera as entradas e saídas de dinheiro, e não com o de competência, que se importa apenas com os períodos relacionados logicamente com as receitas e despesas.^[21] No entanto, para calcular os fluxos de caixa é importante ter feito antes a demonstração de resultado do exercício e o balanço patrimonial.
   
   • A demonstração dos fluxos de caixa é dividida em três partes: a variação operacional, de investimentos e financeira.^[22]
2. Comece calculando o fluxo de caixa das atividades operacionais. Nesta etapa, você tem que descobrir quais são as operações realizadas em dinheiro. Assim, é preciso descontar os itens da demonstração de resultado do exercício que não alteram o caixa, ou seja, anule algumas despesas e receitas que não envolvam pagamento ou recebimento em dinheiro. Em primeiro lugar, deduza as contas que não têm a ver o caixa, como amortização e depreciação. ^[23]
   
   • A amortização é o processo de desvalorização de bens intangíveis e ela não afeta o fluxo de caixa. Assim, adicione o valor ao resultado do exercício para anulá-la.^[24]
   • O mesmo vale para a depreciação, que deduz o valor de um ativo com o tempo. Como não há pagamento nem recebimento de dinheiro, faça uma adição e elimine a conta.^[25]
   • Esse é o método indireto de cálculo dos fluxos de caixa. O método direto não utiliza as informações da demonstração de resultado do exercício e costuma ser mais trabalhoso.^[26]
3. Descubra os fluxos de caixa das demais operações. Agora você precisa conferir outras contas que envolveram o pagamento ou o recebimento de dinheiro, como as compras de mercadorias e o pagamento de empréstimos.^[27]
   
   • Se você vendeu bens do ativo não circulante, como um prédio, subtraia o lucro ou adicione o prejuízo, porque essas operações fazem parte do fluxo das atividades de investimento.
   • Você também tem que dar uma olhada nas variações das contas a receber. Elas representam o que as outras pessoas devem à empresa, o que significa que você ainda não recebeu os recursos e a variação positiva do valor deve ser subtraída.
   • Por outro lado, se você comprou matérias-primas, é preciso reduzir o valor dos fluxos de caixa.
   • Existem outros itens que afetam o fluxo de caixa operacional, como os impostos, os seguros e os salários.^[28]
4. Calcule os fluxos de caixa das atividades de investimento. É preciso verificar agora como os investimentos afetaram as variações de caixa. Nessa etapa, olhe as contas de longo prazo, como os equipamentos e os edifícios. O que você comprou e vendeu dos ativos imobilizados ou quais investimentos realizou em outras empresas?^[29]
   
   • Você precisa incluir o dinheiro que gastou ou recebeu com a compra ou venda de máquinas ou outros bens de capital, como prédios. Lembre-se de que essas despesas e receitas foram removidas do fluxo operacional.^[30]
   • Não deixe de incluir também o dinheiro que você investiu em ações e também o valor recebido com a venda.^[31]
5. Calcule os fluxos de caixa das atividades financeiras. Esse é o momento de descrever os pagamentos e recebimentos relacionados com o financiamento da empresa, como os empréstimos.^[32] Você também deve adicionar os recebimentos em dinheiro da integralização do capital social.^[33]
   
   • Os empréstimos são somados ao caixa. Por outro lado, os pagamentos das parcelas são subtraídos.^[34]
   • Os dividendos distribuídos aos acionistas obviamente reduzem o caixa e devem ser contabilizados.^[35]
6. Faça a demonstração dos fluxos de caixa. Comece com a receita bruta no início e vá trabalhando com as três categorias. É melhor mantê-las separadas para que o leitor possa entender melhor a destinação e a origem do dinheiro. Realize as subtrações e adições necessárias.^[36]
   
   • Adicione o saldo inicial. Se sobrou dinheiro no último exercício, some-o ao valor obtido na demonstração dos fluxos de caixa.
   • Assim você chega ao valor total disponível em caixa.^[37]

[editar]Dicas

• Se você ainda não entendeu como preparar um relatório contábil, peça a ajuda de um contador habilitado.

[editar]Referências

1. ↑ http://www.accountingcoach.com/accounting-equation/explanation
2. ↑ http://quickbooks.intuit.com/r/financial-management/creating-financial-statements-how-to-prepare-a-balance-sheet/
3. ↑ http://quickbooks.intuit.com/r/bookkeeping/5-simple-ways-create-balance-sheet/
4. ↑ http://www.investopedia.com/terms/i/intangibleasset.asp
5. ↑ http://www.bouffordca.com/FS/SampleFS.pdf
6. ↑ http://www.business.gov.au/business-topics/business-planning/writing-a-business-plan/how-to-write-a-business-plan/Pages/balance-sheet.aspx
7. ↑ http://www.investopedia.com/terms/b/balancesheet.asp
8. ↑ http://www.accountingcoach.com/balance-sheet/explanation/2
9. ↑ http://www.bouffordca.com/FS/SampleFS.pdf
10. ↑ http://quickbooks.intuit.com/r/bookkeeping/5-simple-ways-create-balance-sheet/
11. ↑ http://accountingplay.com/glossary/balance_sheet_example/
12. ↑ http://www.investopedia.com/terms/n/netsales.asp
13. ↑ http://www.accountingcoach.com/income-statement/explanation
14. ↑ http://www.accountingcoach.com/income-statement/explanation/4
15. ↑ http://www.investopedia.com/terms/c/cogs.asp
16. ↑ http://www.investopedia.com/terms/g/general-and-administrative-expenses.asp
17. ↑ http://www.investopedia.com/walkthrough/corporate-finance/2/financial-statements/income-statement.aspx
18. ↑ http://www.investopedia.com/walkthrough/corporate-finance/2/financial-statements/income-statement.aspx
19. ↑ http://articles.bplans.com/how-to-read-an-income-statement/
20. ↑ http://www.investopedia.com/articles/04/022504.asp
21. ↑ http://www.bouffordca.com/FS/SampleFS.pdf
22. ↑ http://www.investopedia.com/articles/04/033104.asp
23. ↑ http://articles.bplans.com/cash-flow-101-building-a-cash-flow-statement/
24. ↑ http://www.investopedia.com/terms/a/amortization.asp
25. ↑ http://www.investopedia.com/articles/04/033104.asp
26. ↑ http://www.accountingtools.com/questions-and-answers/how-to-prepare-a-cash-flow-statement.html
27. ↑ http://articles.bplans.com/cash-flow-101-building-a-cash-flow-statement/
28. ↑ http://www.investopedia.com/articles/04/033104.asp
29. ↑ http://www.investopedia.com/articles/04/033104.asp
30. ↑ http://www.bouffordca.com/FS/SampleFS.pdf
31. ↑ http://articles.bplans.com/cash-flow-101-building-a-cash-flow-statement/
32. ↑ https://www.sba.gov/starting-business/business-financials/developing-cash-flow-analysis
33. ↑ http://articles.bplans.com/cash-flow-101-building-a-cash-flow-statement/
34. ↑ https://www.sba.gov/starting-business/business-financials/developing-cash-flow-analysis
35. ↑ http://www.investopedia.com/articles/04/033104.asp
36. ↑ http://www.investopedia.com/articles/04/033104.asp
37. ↑ https://www.zionsbank.com/pdfs/biz_resources_book-4.pdf