Como Escrever um Email de Lembrete Amigável

Escrever um e-mail de lembrete é complicado; o recado precisa ser dado, mas sem parecer impaciente ou insistente demais. A escrita deve ter um tom amigável (com expressões leves) e incluir um cumprimento. Adicione o que precisa ser dito para que a mensagem seja clara e revise para garantir que não haja erros ortográficos (pois você precisa soar profissional também).

editarPassos

editarCriando um tom amigável

1. Cumprimente o destinatário. Sendo uma situação de negócios, coloque um “Prezado [fulano]”; mas saiba ultimamente os e-mails personalizados têm se tornado mais comuns. Aqui vão alguns cumprimentos para soar amigável:^[1]
   
   • ”Olá, [Fulano]”;
   • ”Oi [Fulano], tudo bem?”;
   • ”Quanto tempo!”;
   • ”Opa!”.^[2]
2. Mencione a conexão entre vocês. Ao simplesmente mandar o lembrete, a mensagem parecerá pesada; faça uma referência à relação entre vocês através de frases que explicam a amizade que têm ou experiências que dividiram, como:^[3]
   
   • ”Como vão as aulas?”;
   • ”Meu amigo, como vai?”;
   • ”Eu me diverti muito com você sábado passado”;
   • ”Faz quando tempo que não nos falamos? Um mês?”;
   • ”Aquela viagem nossa foi muito divertida! Temos que repetir a dose”.
3. Use expressões leves. Isso é muito importante, ainda mais na parte do lembrete; seria bom oferecer um pequeno pedido de desculpas por entrar em contato apenas nessa ocasião chata (ainda mais se fizer tempo que não se falam). Algumas sugestões são:
   
   • ”Sei que faz tempo que não nos falamos, mas queria te lembrar do...”;
   • ”Está tudo muito corrido agora, com o bebê. Eu só queria lembrar que...”;
   • ”Sei que anda ocupado, e não quero incomodar, mas vim lembrar que...”.
4. Seja educado. Com um lembrete importante, é muito fácil exagerar nas palavras. Sempre tenha em mente que o destinatário tem a própria vida para cuidar. Inclua “por favor”, “obrigado” e sinônimos no e-mail, e também outras frases educadas, como por exemplo:^[4]
   
   • ”Desculpe incomodar, mas precisava saber se...”;
   • ”Se puder, por favor, responda esse e-mail assim que tiver tempo”;
   • ”Obrigado pelo seu tempo e resposta. Eu fico muito agradecido”;
   • ”Aguardo ansiosamente a sua resposta”.

editarCobrindo o necessário

1. Coloque um assunto. Não precisa ser nada esperto; sendo direto e claro é o suficiente, pois assim o destinatário saberá do que se trata em poucos segundos. Alguns títulos de assunto para e-mails como esse são:
   
   • ”Como está?”;
   • ”Lembrete sobre...”;
   • ”Lembrete – [Viagem/Evento/etc.] em [tal dia]”;
   • ”Contagem de interessados – [Viagem/Evento/etc.]”.^[5]
2. Lembre de incluir o lembrete. Às vezes, ao tentar ser educado e amigável, acaba-se esquecendo de algumas coisas; até do lembrete! Para evitar isso, coloque-o no começo do e-mail, pouco após o cumprimento e a menção à relação de vocês:^[6]
   
   • ”Olá, tudo bem?
     Já faz um tempo que não nos falamos. Como estão a patroa e as crianças? As minhas me mantêm ocupado sempre, mas eu queria checar se você...”;
   • ”Oi, vó. Faz um tempo que queria escrever para você, mas ando muito ocupado ultimamente. Só queria saber se nosso almoço ainda está de pé”.
3. Use uma linguagem concisa. Diz-se por aí que frases maiores soam mais educadas. Geralmente, isso é verdade: em vez de dizer “esforce-se mais”, é mais educado dizer “as coisas dariam mais certo se você se esforçasse um pouco mais.” No entanto, ao escrever um e-mail usando frases longas, será difícil entender qual a mensagem principal.
   
   • Use uma estrutura simplificada, como: Cumprimento (começo) → Relação de vocês → Lembrete → Despedida (final).^[7]
4. Remova informações desnecessárias. Leia todas as frases e se pergunte: “Isso aqui é essencial?” Claro que certas frases serão necessárias para que o recado não seja “seco”, mas o que não se encaixar nesse perfil deve ser eliminado.^[8]
   
   • Geralmente, os advérbios (como “muito”, “bastante”, “verdadeiramente”, “extremamente” e “decididamente”) podem ser removidos para se obter maior concisão.^[9]
5. Termine com a despedida. Isso, como você sabe, significa “dizer tchau”.^[10] Em e-mails, usamos “Meus cumprimentos”, “Cordialmente”, “Atenciosamente” e “Grato”, por exemplo, seguido da sua assinatura. Os exemplos acima, no entanto, podem parecer impessoais; caso queira algo mais pessoal, tente:
   
   • ”Seu amigo”;
   • ”Abraços”;
   • ”Até logo”;
   • ”Tenha um ótimo dia”;
   • ”Agora é com você”;
   • ”Aguardo ansiosamente a sua resposta”.^[11]

editarGarantindo um e-mail sem erros

1. Revise. Até mesmo uma passada de olho mostrará alguns erros simples que possam ter sido cometidos. Após terminar de escrever, revise a ortografia da mensagem.
   
   • Muitos programas de envio de e-mail possuem um corretor gramatical embutido. A qualidade dependerá do servidor; em alguns casos, eles não serão muito bons.
   • Dê uma atenção especial ao assunto, cumprimento e despedida. É fácil editar o corpo da mensagem até estar muito bem escrita e cometer uma gafe nos pontos mais importantes.^[12]
2. Leia o que escreveu em voz alta. Caso o e-mail seja importante, ou você queira que ele pareça bastante amigável e educado, leia-o em voz alta e veja se possui o tom desejado; se sim, é só enviar.^[13]
   
   • Edite o que parecer estranho. Siga o seu julgamento, pois cada um possui um estilo de fala.
3. Peça para outra pessoa ler. Para comunicados importantes (como no mundo dos negócios), seria bom que outra pessoa lesse o lembrete antes de enviá-lo. Caso você tenha escrito de forma concisa, esse processo não deve demorar muito, podendo inclusive detectar alguns erros pequenos.
   
   • Dê uma olhada nos serviços de mensagem, como as redes sociais, e pergunte a um amigo que esteja online: “Oi, você poderia ler um pequeno e-mail que escrevi e ver se está bom? É bem curtinho.”
   • Lembre-se de expressar gratidão ao amigo que concordar. É pouca coisa, mas ele está fazendo um favor a você.

editarFontes e Citações

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