Como Criar um Plano para Gestão de Mudanças

Existem dois tipos de planos de gestão. Um aborda os possíveis impactos dentro de uma organização durante transições, enquanto o outro aponta as mudanças ocasionadas por um único projeto, possibilitando que as alterações feitas nos produtos e escopo da proposta sejam registradas de forma coerente. Ambos têm a finalidade de comunicar o que precisa ser feito com clareza e precisão.

editarPassos

editarEscrevendo um plano de gestão

1. Justifique quais são os motivos para a alteração. Faça uma lista incluindo todos os fatores que fundamentam a decisão, como problemas de desempenho, uso de novas tecnologias ou mudança na missão da organização.
   
   • Descreva a situação atual da empresa e o que se espera para o futuro.^[1]
2. Defina qual é o escopo do projeto. Faça uma breve descrição do propósito do plano de gestão. Determine se as mudanças vão afetar a função de algum cargo, os processos adotados, a política ou estrutura da empresa. Enumere quais os departamentos, equipes, sistemas ou outros componentes que poderão ser afetados.^[2]
   
3. Descreva qual a opinião das partes interessadas. Liste todas as pessoas envolvidas no processo, como a direção, gerente de projetos, patrocinador, clientes finais e funcionários. Mencione se apoiam ou não as mudanças sugeridas.
   
   • Considere ilustrar esses dados de forma clara e resumida através de um gráfico. O modelo mais adequado inclui informações como: conhecimento, nível de apoio e influência para cada integrante, categorizado em uma escala de Alto/Médio/Baixo.^[3]
   • Se possível, converse individualmente com os envolvidos para avaliar o grau de aceitação.
4. Crie uma equipe de gerenciamento. O time será responsável por se comunicar com os funcionários, além de levar em consideração possíveis preocupações e problemas, para garantir que as mudanças sejam implementadas da melhor maneira possível. Escolha profissionais confiáveis e que se comuniquem bem.^[4]
   
   • Será necessário incluir um funcionário a nível executivo sênior para que os benefícios da proposta sejam divulgados.^[5] Enfatize que as atividades do cargo não se limitam a assinar documentos, mas também incentivar os demais.
5. Tenha um relacionamento mais próximo com a equipe de gerenciamento. O apoio dos cargos mais importantes da empresa é fundamental para o sucesso do projeto. Sendo assim, permita que cada membro sênior das equipes de staff deem feedbacks constantes e trabalhem juntos para reforçar e apoiar as mudanças.^[6]
   
6. Elabore um planejamento para que cada integrante, incluindo os que apoiam a transição, avaliem os riscos e outros problemas envolvidos. Atribua ao time de gerenciamento a tarefa de analisar os apontamentos feitos.
   
7. Crie uma estratégia de comunicação. Esse é o componente mais importante de um projeto. Por isso, procure comunicar-se frequentemente com todos os envolvidos. Reforce ainda quais são os motivos por trás dessas mudanças e os benefícios que isso trará a empresa.
   
   • Os membros que são diretamente afetados devem receber as informações pessoalmente. Isso significa que reuniões presenciais são extremamente importantes.^[7]
   • Os comunicados devem ser coerentes e partir dos cargos mais altos, como o responsável pelo projeto, gestor dos funcionários ou qualquer outro porta-voz confiável da empresa. ^[8]
8. Lide com a resistência. Esse é um comportamento comum diante de mudanças. Então, comunique-se pessoalmente com os envolvidos para descobrir qual é o motivo. Leve em consideração possíveis reclamações para que a equipe de gerenciamento possa tratá-las. Essas questões geralmente envolvem:^[9]
   
   • Falta de motivação ou senso de urgência.
   • Desconhecimento sobre o propósito da mudança.
   • Déficit de conhecimento sobre o processo.
   • Incerteza sobre as questões relacionadas à estabilidade no emprego, função e requisitos exigidos para o desempenho do cargo no futuro.
   • Falha por parte da gestão que não atendeu as expectativas referentes à implementação e comunicação.
9. Evite contratempos. As reclamações devem diminuir à medida que a comunicação como um todo se torna mais assertiva. Mudanças estratégicas que tratem de questões específicas também devem ser consideradas. No entanto, outros casos podem exigir diferentes abordagens. Essas medidas podem ser incluídas no seu plano de gestão ou direcionadas à equipe de gerenciamento, conforme a necessidade. Avalie qual é a melhor opção para a empresa:
   
   • Ao alterar cargos ou processos já existentes, faça com que o treinamento dos funcionários seja uma prioridade.^[10]
   • Se é esperado uma transição turbulenta ou que afete a motivação dos trabalhadores, promova um evento ou ofereça a eles alguns benefícios.^[11]
   • Crie programas de incentivo, se os integrantes estiverem desmotivados.^[12]
   • Caso eles se sintam fora do processo, agende uma reunião, leve em consideração os feedbacks e avalie alterar o planejamento.

editarMonitorando as alterações do projeto

1. Defina as funções da equipe de gerenciamento. Enumere as responsabilidades que serão atribuídas para a implementação, além das habilidades necessárias. Inclua, no mínimo, um gerente de projeto para executar as alterações no dia a dia e um patrocinador para acompanhar o progresso e tomar decisões gerenciais.
   
   • Para planos mais amplos em grandes empresas, talvez seja preciso dividir as atividades entre várias pessoas com conhecimentos específicos.
2. Considere instaurar um quadro administrativo. Os projetos voltados para software geralmente usam esse modelo de gestão, formado por representantes de cada área. O conselho é o responsável por aprovar e comunicar sobre as mudanças realizadas, em vez do gerente de projeto.^[13] Esse tipo de gerenciamento é mais adequado para empresas que possuem muitos funcionários envolvidos e que precisam de frequente reavaliação do escopo e objetivos iniciais.
   
3. Crie um processo para implementar as solicitações de alteração. Uma vez que alguém da equipe propõe uma sugestão, como ela será executada? Descreva todo o procedimento a partir do que foi acordado com os integrantes. Segue um exemplo:^[14]
   
   • O membro da equipe preenche um formulário e envia ao gerente do projeto.
   • O gerente acessa o documento e o atualiza conforme as solicitações são aceitas ou rejeitadas.
   • Os funcionários elaboram um plano mais específico que vai avaliar o empenho necessário para execução.
   • A proposta é enviada ao patrocinador para que seja aprovada ou recusada.
   • A ideia é implementada e as partes envolvidas são informadas sobre o progresso com frequência.
4. Crie um formulário de solicitação. Os seguintes dados devem ser inseridos nos pedidos e históricos de mudança: ^[15]
   
   • Data da solicitação.
   • Número de série, atribuído pelo gerente de projeto.
   • Título e descrição.
   • Nome do remetente, e-mail e número de telefone.
   • Prioridade (Alta, Média ou Baixa). Os planos urgentes podem exigir prazos específicos.^[16]
   • Tipo de produto e número da versão (para projetos relacionados a softwares).
5. Insira informações adicionais ao histórico de mudanças, como tomadas de decisão e implementação. Além dos dados inseridos no formulário de solicitação, é preciso ter espaço para:^[17]
   
   • Indicar a aprovação ou rejeição.
   • Assinatura do responsável por aceitar/rejeitar o pedido.
   • Alterar o prazo de implementação.
   • Alterar a data de conclusão.
6. Acompanhe as decisões mais importantes. Além do registro diário das mudanças realizadas, compilar as definições mais relevantes pode contribuir para o sucesso do projeto. Ter esse tipo de informação arquivada permite: acompanhar a evolução do plano, reiterar outras pessoas caso haja substituições na liderança da empresa e intermediar a comunicação com os clientes ou gerente sênior. Para cada alteração de prazos, escopo, solicitações, níveis de prioridade e estratégia, os seguintes dados devem ser especificados: ^[18]
   
   • Quem tomou a decisão.
   • Quando a decisão foi tomada.
   • Um resumo do motivo e processo usado para implementar a decisão. Anexe todos os documentos relativos a essa questão.

editarDicas

• Conquiste a confiança e lealdade dos membros da equipe e clientes. As mudanças podem fazer com que eles se sintam desconfortáveis. Portanto, deixe claro que você está almejando algo que será benéfico para todos, assim conseguirá o apoio necessário.

editarFontes e Citações

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